跨越信息化門(mén)檻：軟件選型是關(guān)鍵（一）

        對(duì)于大多數(shù)中小企業(yè)而言，像大中型企業(yè)那樣組織專(zhuān)業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，花幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)，甚至幾百萬(wàn)元去購(gòu)買(mǎi)一套軟件是不太現(xiàn)實(shí)的。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，一次性過(guò)大的投入會(huì)帶來(lái)沉重的資金壓力和較高的投資風(fēng)險(xiǎn)，何況還需要為這些軟件的維護(hù)和管理支付高額的人員工資和培訓(xùn)費(fèi)用。這些問(wèn)題無(wú)形中抬高了中小企業(yè)信息化的門(mén)檻，企業(yè)信息化的需求和現(xiàn)狀產(chǎn)生了極大的矛盾。

       另一方面，大量的中小企業(yè)排徊在千篇一律的普及版進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件面前，要么被迫“削足適履”地適應(yīng)普及版軟件的所謂“標(biāo)準(zhǔn)化流程和標(biāo)準(zhǔn)化模塊”，要么“心不甘情不愿”地掏出更多的銀子來(lái)購(gòu)買(mǎi)開(kāi)發(fā)商的“一對(duì)一”的二次開(kāi)發(fā)服務(wù)。這種定制服務(wù)的價(jià)格有時(shí)甚至比軟件本身還高。盡管如此，開(kāi)發(fā)商更多的時(shí)候都不愿意做二次開(kāi)發(fā)，理由是“流程不規(guī)范，服務(wù)困難”。

      看起來(lái)，千篇一律的普及版軟件似乎就是囊中羞澀的中小企業(yè)的宿命。

      中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀

       一直以來(lái)，許多中小企業(yè)連一名起碼的從事軟硬件維護(hù)的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才都沒(méi)有。要讓中小企業(yè)老板為這些計(jì)算機(jī)人才單獨(dú)去建一個(gè)信息技術(shù)部門(mén)，或培養(yǎng)一個(gè)信息主管、CIO什么的，仍然是不太現(xiàn)實(shí)的。

       中小企業(yè)業(yè)務(wù)的靈活多變是眾所周知，不僅不同的企業(yè)彼此存在差異，就是同一個(gè)企業(yè)，前后也有可能不同。比如，一家企業(yè)半年前還在做家具，半年后就改賣(mài)墻紙，三個(gè)月前還是洗腳房，三個(gè)月后改做餐飲。業(yè)務(wù)變了，其管理流程可能跟著發(fā)生變化，如收據(jù)格式和管理報(bào)表，更復(fù)雜的是管理流程發(fā)生變化。

        業(yè)務(wù)的靈活多變對(duì)企業(yè)信息化系統(tǒng)的影響是顯而易見(jiàn)的，業(yè)務(wù)變了，信息化系統(tǒng)只好跟著調(diào)整。然而，對(duì)企業(yè)信息化影響更大的卻是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化。有些中小企業(yè)為了把企業(yè)做強(qiáng)做大，喜歡搞擴(kuò)張，有的向本行業(yè)的上下游擴(kuò)張，也有的干脆脫離本行向房地產(chǎn)等熱門(mén)行業(yè)擴(kuò)張。還有一些中小企業(yè)像變戲法似的，做同一個(gè)業(yè)務(wù)卻開(kāi)設(shè)了兩三家同樣的公司，似乎隨時(shí)準(zhǔn)備要關(guān)閉其中的一兩家。

        中小企業(yè)信息化缺乏資金也是無(wú)人不知的秘密。一種情況是，企業(yè)本身利潤(rùn)微薄、資金緊張，搞信息化明顯捉襟見(jiàn)肘，力不從心。但這樣的企業(yè)如果信息化搞得好，會(huì)使企業(yè)減少漏洞、降低成本、提高效益，甚至能給企業(yè)雪中送炭；另一種情況是，企業(yè)本身經(jīng)營(yíng)成功，利潤(rùn)很高，企業(yè)并不缺錢(qián)，問(wèn)題是企業(yè)老板不情愿把錢(qián)投入到信息化建設(shè)中。這種企業(yè)一旦用上了信息系統(tǒng)，老板在親身感受到信息化的非凡魅力后，往往能在短時(shí)間內(nèi)改變對(duì)企業(yè)信息化的態(tài)度，從不情愿到謹(jǐn)慎看多，甚至到后期持續(xù)投入。

       中小企業(yè)信息化的三道坎

        沒(méi)有人才、缺乏資金、業(yè)務(wù)和組織多變正是橫亙?cè)谥行∑髽I(yè)信息化建設(shè)道路上的三道大坎。特別是中小企業(yè)的資金缺乏和業(yè)務(wù)組織多變，使那些大張旗鼓欲進(jìn)軍中小企業(yè)信息化市場(chǎng)的國(guó)內(nèi)外大型軟件公司處于尷尬的兩難境地。

        一方面，軟件公司要適應(yīng)中小企業(yè)資金缺乏的現(xiàn)狀，必然要拿出低成本的系統(tǒng)，縮編龐大的信息化系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)，推出所謂的中小企業(yè)版，而這些縮編后的版本面對(duì)業(yè)務(wù)組織多變的中小企業(yè)簡(jiǎn)直有點(diǎn)像兒童玩具似的，不是肥胖臃腫，就是文不對(duì)題，大而無(wú)當(dāng)，就象高射炮打蚊子，不僅浪費(fèi)中小企業(yè)本就不多的資源，而且效果不佳，很難在實(shí)際中應(yīng)用起來(lái)。企業(yè)管理軟件或ERP在中國(guó)已經(jīng)風(fēng)風(fēng)雨雨十多年了，有哪一家軟件公司敢說(shuō)自己的ERP已經(jīng)又好又省地適應(yīng)了中小企業(yè)？

        另一方面，軟件公司要滿(mǎn)足中小企業(yè)業(yè)務(wù)組織多變的需要，不得不對(duì)信息化系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)甚至量身定制，這樣勢(shì)必大幅提高軟件公司的運(yùn)作成本，而中小企業(yè)根本承擔(dān)不起也不愿意承擔(dān)這樣的二次開(kāi)發(fā)成本。于是，軟件開(kāi)發(fā)商和中小企業(yè)用戶(hù)就這樣相互僵持著，要么是中小企業(yè)委曲求全，在被動(dòng)的情況下湊和著使用開(kāi)發(fā)商的所謂普及版企業(yè)進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件，要么是開(kāi)發(fā)商在艱難的討價(jià)還價(jià)之后，勉為其難地進(jìn)行迫不得已的定制開(kāi)發(fā)或二次開(kāi)發(fā)。更多的中小企業(yè)處于旁觀者的位置，對(duì)這種吃力不討好的信息化戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，心有余悸。

       中小企業(yè)沒(méi)有人才，缺乏資金，業(yè)務(wù)和組織多變，使軟件公司大傷腦筋，而更傷腦筋的其實(shí)還是已經(jīng)對(duì)企業(yè)信息化感興趣的中小企業(yè)自己。如果按正常的套路搞信息化，先組建公司的電腦信息部，再由電腦信息部牽頭購(gòu)買(mǎi)硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、建設(shè)局域網(wǎng)，然后購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件，最終形成一套像模像樣的企業(yè)全面信息化系統(tǒng)，這樣的做法恐怕相當(dāng)多的中小企業(yè)都難以承受。

        中小企業(yè)信息化是沒(méi)有需求還是需求無(wú)法滿(mǎn)足？

       曾有一次我和一位做家俱制造的老板聊信息化的事情，覺(jué)得中小企業(yè)對(duì)信息化沒(méi)有需求，沒(méi)想到老板卻說(shuō)：不是沒(méi)有需求，而是我們的軟件做得還不夠好！我疑惑不解，就問(wèn)他怎么個(gè)不夠好法？他說(shuō)：關(guān)鍵是不能“隨需而變”！我又問(wèn)他，怎樣才算“隨需而變”呢？他說(shuō)，理想的“隨需而變”當(dāng)然是按照我企業(yè)的具體情況進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。我想，百分之百的定制開(kāi)發(fā)當(dāng)然是不可能的，事實(shí)上也不必要。那樣的話(huà)，成本就太高了，時(shí)間也會(huì)拖得很長(zhǎng)，無(wú)論是軟件公司還是中小企業(yè)都受不了。

        但是，中小企業(yè)信息化是否可以在一個(gè)盡量標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件平臺(tái)上進(jìn)行有限的適應(yīng)性的定制開(kāi)發(fā)呢？畢竟中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和范圍大部分還是相同的，無(wú)非是進(jìn)銷(xiāo)存財(cái)務(wù)之類(lèi)的供應(yīng)鏈管理，復(fù)雜一點(diǎn)的就再加上生產(chǎn)計(jì)劃和電子商務(wù)（如網(wǎng)上訂單）之類(lèi)的功能。另外，中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程也不可能象大中型企業(yè)那樣復(fù)雜，需要監(jiān)控成百個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，需要成百人地使用同一個(gè)軟件來(lái)先后處理同一個(gè)業(yè)務(wù)。流程如此復(fù)雜的企業(yè)已經(jīng)不是我們所要討論的中小企業(yè)了。事實(shí)上，中小企業(yè)信息化不一樣的地方主要體現(xiàn)在單據(jù)，報(bào)表和具體業(yè)務(wù)的管理流程上。如果把這一部分從整個(gè)平臺(tái)軟件中剝離出來(lái)進(jìn)行客戶(hù)化定制，那么軟件公司的負(fù)擔(dān)無(wú)疑可以大大地減輕，同時(shí)又真正地滿(mǎn)足了客戶(hù)的個(gè)性化要求，確保每一個(gè)中小企業(yè)都“隨需而變”！

        后來(lái)和公司的維護(hù)人員走訪更多的客戶(hù)，發(fā)現(xiàn)用戶(hù)的需求變化還真是蠻快的。主要分為三類(lèi)，一是管理流程變化，比如，原來(lái)一個(gè)人處理的業(yè)務(wù)現(xiàn)在改為先后由兩個(gè)人處理，原來(lái)不需要審核的業(yè)務(wù)現(xiàn)在需要增加審核環(huán)節(jié)等等，二是單據(jù)格式變化或需要增加新的單據(jù)，三是報(bào)表項(xiàng)目或統(tǒng)計(jì)方式變化或需要增加新的報(bào)表以加強(qiáng)決策的科學(xué)性。這些變化讓我們這些所謂的專(zhuān)家都覺(jué)得很合理，但很多進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件事實(shí)上都不能滿(mǎn)足客戶(hù)這種因快速的業(yè)務(wù)變化而導(dǎo)致的個(gè)性化需求，軟件公司的二次開(kāi)發(fā)要價(jià)太高，嚇跑了很多對(duì)信息化感興趣的中小企業(yè)老板！

        做管理咨詢(xún)和應(yīng)用軟件的時(shí)間一長(zhǎng)，發(fā)現(xiàn)我們總是有意無(wú)意地站在軟件商或管理軟件的角度來(lái)看待客戶(hù)的需求是否合理。如果客戶(hù)的應(yīng)用效果不佳，我們總是武斷地認(rèn)為是客戶(hù)不按軟件的“標(biāo)準(zhǔn)化流程”使用導(dǎo)致的，仿佛客戶(hù)只要按我們的流程使用就萬(wàn)事大吉。我們總是本能地認(rèn)為我們的軟件代表的是“先進(jìn)的管理流程和先進(jìn)的管理模式”，是中小企業(yè)信息化的“標(biāo)準(zhǔn)化版本”，應(yīng)該“削足適履”的是客戶(hù)而不是我們的進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件本身！